تنظيم جزء من حياتي العملية (شهاداتي)

شهاداتنا هي عبارة عن انجازاتنا بشكل ورقي. للأسف الشديد مجتمعنا مازال ما يؤمن بالشهادات الالكترونية، ولا بالتطور الذاتي بدون اي شهادة معتمدة. ولذلك السبب ينشأ بينا وبين هذه الاوراق نوع من العلاقات الخاصة تخلينا نحاول نجمعها وننظمها ونتأكد انها متنوعة. هذا الشي يدخلنا بمتاهة “ كيف احتفظ فيها بطريقة صحيحة؟“

من الاشياء اللي دايم كانت تؤرقني كل ما جيت اغير ترتيب مكتبي”شهاداتي“. بالبداية كانت مجرد وثيقة البكالوريوس فحطيتها بملف. مع مرور السنوات بدا عدد هالشهادات يزيد والملف ماعاد يتحمل اكثر وتعبت ارتب فيه بدون فايدة. اخر حل وصلت له اني اشتريت بوكس من ايكيا وصرت حرفيا “ارمي” فيه الشهادات. حتى وثيقة الماجستير للاسف انرمت معاهم.

وكنت احسب هالبوكس بيكون نهاية المأساة لكن الوضع تفاقم بالثلاث سنوات الاخيرة. وما حسيت بهالمشكلة الا لما الجامعة قالوا لنا نسوي ملفات الكترونية لنا. هنا قررت انو خلااااااااااااص لازم ارتب هالحوسة بطريقة كويسة.

بديت مع البنتريست وصرت اشوف افكار للتنظيم وصممت طريقة تناسبني عبارة عن مكس من اكثر من طريقة. عشان اسوي هالفكرة كنت محتاجة شيين فقط: ملفات علاقي ملونه + وحدة أدراج.

للملفات اخترت مجموعة تكون تحتوي اكثر من لون. للاسف بالمكتبات ماحصلت الا كم لون محدود ما تكفي الشهادات اللي عندي فاضطريت اطلب هالمجموعة اون لاين.

اما الادراج فبحث في موقع ايكيا وحصلت قطعه سعرها معقول، وتناسب ديكور مكتبي وحجمها معقول. بعد ما حددت ايش احتاج جى وقت اجلس مع شهاداتي واشوف كيف ممكن اصنفها.

جلست شيل وحط بهالفقرة لان ابي طريقة تكون الوصول للاوراق بشكل سريع وسهل باي وقت. وما تكون طريقة تخليني احتاج اوقف افكر عشان اتذكر وين هالورقة، او حتى اخذ وقت ابحث بين مجموعه اوراق. فكان التصنيف اللي اعتمدته كالتالي:

• ملف للوثائق.

• ملف شهادات التقدير.

• ملف للدورات والورش التدريبية.

• ملف للتقييم الوظيفي (بحمن ان عندي نسخه عن كل سنه والعدد قاعد يكبر).

• ملف للتقارير الطبية.

• ملف للاجازات المرضية.

• ملف للفواتير وشهادات الضمان وبعض ادلة التشغيل.

هذي كانت القائمة اللي قررت ابدا فيها، لكن بعد ما اشتغلت عليها بديت الاحظ فيه بعض المشاكل وبعض الشهادات اللي وقفت حايرة وين احطها.

شهادات الخبرة من اعمالي السابقة:

بما اني مااظن اغير عملي فماله معنى احط لهم ملف لوحدهم وهم خلاص ماراح يزيدوا. كنت محتارة بين ملف الوثائق او الدورات، لكن بالاخير اخترت الوثائق لانه اقل عدد بالمحتويات.

ادلة التشغيل:

بعض ادلة التشغيل كبيرة وبعض الفواتير صغيرة مرة، لذلك قررت اضيف ملف شفاف ادخل فيه هذي الاوراق.

كروت الحسابات الشخصية من البنك:

هذا شي ما كان ببالي بس بعدين اكتشفت انها ضايعة بين دروجي بينما هي شي مهم. قررت راح اضيف علبة صغيرة في الدرج الاول فيها البطاقات بالاضافة لجوازي. خصوصا ان وحدة الادراج تتقفل فبكذا اضمن انها بمكان آمن.

افكار تنظيمية اضافية:

فكرت بكذا شي لكن حاليا حابة استخدم التصنيفات بشكلها الحالي وبعدها ممكن اضيف التعديلات. لكن حبيت اتشارك معاككم هالتعديلات لان ممكن شخص يكون عنده مستندات اكثر مني ومحتاج هالافكار.

• بنفس الملف ممكن اضافة تقسيمات داخليه حسب السنة، خصوصا في ملف الدورات والورش التدريبية.

• بعض الوثائق نحتاج صور منها، فحلو اضيف صورة وحدة للطوارئ.

• نفس الفكرة ممكن نستخدمها للعائلة وكل فرد يكون له ملف خاص بكل الوثائق المتعلقة فيه.

• ممكن استخدم نفس الفكرة لكن بملفات صغيرة واستاند يكون على المكتب بالاوراق اللي استخدمها بشكل اسبوعي او يومي.

اتمنى تكون طريقتي تنفعكم في التنظيم، وراح يسعدني تشاركوني صور او معلومات كيف نظمتوا شهاداتكم سواء هنا او في الانستغرام.